Кто делает запись в трудовой книжке об увольнении

Кто делает запись в трудовой книжке об увольнении


Документ. Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности

Трудовая книжка - основной документ
о трудовой деятельности

На многих фирмах, где работает небольшое количество людей, штатным расписанием должность инспектора по кадрам не предусмотрена. Обязанности по ведению кадрового делопроизводства, как правило, возлагаются на бухгалтера или секретаря-референта. Для того, чтобы облегчить задачу таких кадровиков, и подготовлена данная консультация о том, как правильно оформлять трудовую книжку работника.

Согласно статье 48 КЗоТ Украины трудовая книжка является основным документом, свидетельствующим о трудовой деятельности работника.

Ведение трудовых книжек

Выдача, ведение и заполнение трудовых книжек производится в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях (учреждениях, организациях), утвержденной приказом Министерства труда Украины от 29.07.93 г. N 58, с изменениями (далее - Инструкция N 58).

В соответствии с пунктом 1.1 статьи 1 Инструкции N 58 трудовые книжки ведутся на всех работников предприятий (учреждений, организаций), независимо от формы собственности, работающих на них более пяти дней, включая лиц, которые являются собственниками (сособственниками) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных, при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию,

Трудовые книжки не ведутся на работников, которые работают на условиях трудового договора у предпринимателей, не имеющих статуса юридического лица, а также у отдельных граждан по их обслуживанию (домработницы, няньки, шоферы, охранники и др.). Труд этих работников подтверждается справками организаций, при участии которых были заключены трудовые договоры, а также справкой об уплате взносов в Фонд социального страхования.

Руководитель предприятия (учреждения, организации) несет ответственность за организацию ведения учета, сохранности и выдачи трудовых книжек. Приказом (распоряжением) по предприятию учреждению, организации, руководитель назначает уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, сохранность и выдачу.

Поскольку трудовые книжки хранятся на предприятиях (учреждениях, организациях) как документы строгой отчетности, уполномоченное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые от работников при устройстве на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним (с указанием серии и номера), которые выданы работнику на этом предприятии. Форма книги движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. N 277 "Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава". Книгу прошнуровывают, пронумеровывают, скрепляют подписью руководителя и печатью.

Рассмотрим ситуацию, когда работник впервые оформляется на работу. В этом случае работник должен предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании, а военнослужащий, уволенный из Вооруженных Сил, - военный билет.

Трудовая книжка на такого работника заполняется не позднее недельного срока со дня принятия на работу.

Запись в трудовую книжку вносится шариковой ручкой или авторучкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Образец заполнения трудовой книжки приведен в приложении к данной консультации.

Занесение в трудовую книжку сведений о работнике

Сведения о работнике записываются на первой титульной странице. Фамилия, имя, отчество, дата рождения и год пишутся полностью без сокращения. Эти сведения заносятся на основании паспортных данных или свидетельства о рождении, Работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Далее ставится дата заполнения трудовой книжки, подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать организации, где выдается книжка.

Занесение в трудовую книжку сведений о работе

Трудовая книжка содержит четыре графы:

3. Сведения о работе.

4. Номер приказа и его дата.

В графе 3 "Сведения о работе" в виде заголовка записывается наименование предприятия, организации или учреждения (например, 000 "Васко").

Перед записью о приеме на работу отдельной строкой заносятся сведения:

- о службе в Вооруженных Силах Украины с указанием даты призыва и даты увольнения;

- о времени учебы в профтехучилищах и других заведениях образования;

- о времени учебы в высших заведениях образования, в аспирантуре, клинической ординатуре.

Затем в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 - дата приема на работу; в графе 3 записывается, например, "Принята бухгалтером I категории отдела учета"; в графе 4 указываются номер и дата приказа о приеме на работу.

Запись дат выполняется арабскими цифрами (число и месяц - двузначными).

Например, если работник принят на работу 2 марта 1998 года, то о графе 2 трудовой книжки записывается "02.03 1998 г.".

Особо внимательно нужно вносить записи, свидетельствующие о наименовании работы, профессии или должности, на которую принимается работник. Записи заносятся в соответствии с наименованием профессий, определенных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий работников; для руководящих работников, специалистов и служащих - согласно наименованиям должностей, определенных в Квалификационном справочнике должностей руководящих работников, специалистов и служащих. Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, запись должна соответствовать наименованию Списка производств, работ, профессий, должностей и показателей, которые дают право на льготное пенсионное обеспечение.

Перевод работника на другую работу на том же предприятии (организации, учреждении) оформляется в таком же порядке, как и при приеме на работу. При переводе работника временно на другую должность запись в трудовую книжку не вносится.

Если за время работы работника изменилось название предприятия (учреждения, организации), то об этом делается запись в графе 3, а в графе 4 записывается основание переименования предприятия - приказ (распоряжение), его дата и номер.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Запись о причинах увольнения производится в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и с ссылкой на соответствующую статью или пункт КЗоТ Украины. Например, "Уволен по соглашению сторон (п.1 ст.36 КЗоТ Украины)".

Днем увольнения считается последний день работы. Например, 15.04.98 г. (последний день работы) в трудовой книжке следует сделать такую запись:

- в графе 1 - порядковый номер записи:

- в графе 2 - дата увольнения 15.04.98 г.;

- в графе 3 - причина увольнения;

- в графе 4 - дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.

В случае перевода работника с судного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывается: "Уволен в связи с переводом на работу на такоето предприятие ( п.5 ст. 36 КЗоТ Украины)".

Записи об увольнении и переводе на другое предприятие, а также сведения о награждениях и поощрениях заверяются печатью. Взыскания в трудовую книжку не заносятся.

Книга ведется бухгалтерией предприятия, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся также в бухгалтерии как документы строгой отчетности. Бланки трудовых книжек выдаются по заявке под отчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

В конце каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, представляет в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, и отчет по суммам, полученным за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, прилагая к отчету приходные ордера кассы предприятия.

На испорченные бланки трудовых книжек составляется акт.

Изменения и исправления в трудовых книжках

Изменения в трудовую книжку вносятся в связи со сменой фамилии, имени, отчества или даты рождения. Новая запись производится по последнему месту работы при предоставлении работником документов, подтверждающих такие изменения (паспорт, свидетельство о рождении, браке, разводе, об изменении фамилии, имени, отчества).

Указанные изменения делают на первой титульной странице трудовой книжки. Одной чертой зачеркивают бывшую фамилию, имя или отчество, дату рождения и вносят новые данные. На внутренней стороне обложки записывается название, номер и дата документа, на основании которого сделана новая запись, ставится подпись руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и заверяется печатью предприятия или отдела кадров. Например, фамилия Петрова изменена на Марцеву на основании свидетельства о браке N 56732, выданного 21 марта 1992 года.

Совсем в ином порядке производятся исправления в трудовой книжке при выявлении неправильной или неточной записи о работе, переводе или увольнении.

Исправления вносятся на том предприятии (организации, учреждении), где была сделана неправильная запись. Если же предприятие ликвидировано, исправления вносит правопреемник и удостоверяет печатью, в (случае отсутствия такого правопреемника - вышестоящая организация, в подчинении которой находилось предприятие, а в случае отсутствия такой организации областной архив или государственный архив.

Исправления должны производиться в точном соответствии с оригиналом приказа.

Показания свидетелей не могут служить основанием для внесения исправления. Зачеркивать ранее внесенные или неправильные записи нельзя.

Например, з трудовой книжке работника сделана запись "4.15.03. 1996 г. Уволена по собственному желанию (ст. 38 КЗоТ Украины). Приказ N 121 от 03.03.96 г.". Фактически работница уволилась в связи с переводом мужа на работу в другую местность.

Изменения вносятся в следующем порядке.

Записывается порядковый номер и дата внесения записи, в графе 3 пишется: "Запись за номером таким-то недействительна. Уволена в связи с переводом мужа на работу в другую местность (ст. 38 КЗоТ Украины)".

В графе 4 делается ссылка на приказ об изменении формулировки причины увольнения. В таком же порядке признается недействительной запись о приеме и переводе на другую работу.

Вкладыш к трудовой книжке

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. О выдаче вкладыша делается отметка на первой (титульной) странице книжки в виде штампа размером 10х25 мм с надписью "выдан вкладыш", указывается серия и номер вкладыша. Затем вкладыш вшивают в трудовую книжку, заполняют и ведут в том же порядке, как и трудовую книжку".

Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Дубликат трудовой книжки

Работник, утерявший трудовую книжку или вкладыш к ней, обязан немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по последнему месту работы. В этом случае собственник или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней не позднее 15 дней после заявления об утере. В правом верхнем углу книжки-дубликата делается запись "Дубликат".

Если работник до устройства на это предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в графу "Сведения о работе" сначала вносится запись об общем трудовом стаже его работы до прихода на это предприятие при наличии подтверждающих документов. Общий стаж работы записывается сумарно, указывается общее число лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какое время и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Например, общий трудовой стаж - 15 лет 6 месяцев 12 дней.

Затем общий трудовой стаж, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам, при этом порядковый номер записи не ставится: в графе 2 указывается дата, в графе 3 наименование предприятия, где работал работник, и должность. В таком же порядке производится запись об увольнении.

В дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые подтверждены документально.

Дубликат выдается работнику и тогда, когда трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, разорвана, загрязнена и т. п.). При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается запись "Вместо выдан дубликат", а негодная книжка возвращается владельцу.

При выдаче трудовой книжки, вкладыша к ней или дубликата работник уплачивает сумму ее стоимости. Предприятие выдает трудовые книжки за свой счет, когда порча или утрата трудовой книжки произошла по вине предприятия.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника трудовая книжка выдается ему в день увольнения. Днем увольнения считается последний день работы работника.

Если задержка выдачи трудовой книжки произойдет по вине собственника или уполномоченного им органа, работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения в трудовую книжку вносится соответствующая запись. Ранее сделанная запись считается недействительной.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним делается отметка о выдаче трудовой книжки работнику под расписку.

Но бывает ситуация, когда работник отсутствует на работе в день увольнения. В этом случае собственник или уполномоченный им орган в этот день посылает ему почтовое уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Переслать трудовую книжку по почте с доставкой по указанному адресу можно только с письменного согласия работника.

Трудовая книжка умершего работника выдается его ближайшим родственникам под расписку или по их требованию высылается по почте. При этом в графе 3 делается следующая запись: "Работа прекращена в связи со смертью".

Трудовые книжки и их дубликаты, которые не были получены работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек работников. По истечении этого срока незатребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве предприятия на протяжении 50 лет, а после окончания указанного срока подлежат уничтожению в установленном порядке.

Трудовая книжка
БВ-2 N 279282

Дата рождения __________________________

(число, месяц, год)

Дата заполнения ________________________________

Подпись владельца книжки________________________

Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек ___________________



кто делает запись в трудовой книжке об увольнении:Документ. Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности На многих фирмах, где работает небольшое количество людей,

кто делает запись в трудовой книжке об увольнении

Кто делает запись в трудовой книжке об увольнении 11 8 10