Как писать деловое письмо на электронную почту

Как писать деловое письмо на электронную почту


Коротко о статье: "Рассказывается о казусах, которые могут смазать впечатление во время е-mail переписки".

Как писать электронные письма

Один из обязательных пунктов алгоритма скорочтения. составленного более двадцати лет назад, состоит в том, чтобы задать вопрос автору статьи. Технологии шагнули вперед, и теперь можно не просто задавать воображаемые вопросы автору статей, но и писать персональные письма, получая ответы на свои вопросы.

Задавать вопросы по прочитанному тексту, на мой взгляд, это один из главных пунктов скорочтения. Задавая вопросы, Вы перерабатываете и лучше запоминаете полученную информацию.

Возможно, мне возразят, что авторы очень заняты и не будут отвечать на ваши письма. Возможно, это так, но за себя отвечу, что мне приятно получать практически любые отклики, поскольку они дают пищу для размышлений.

Однако, в таком простом деле, как написание писем, возможны досадные ляпы. Я опишу распространенные, на мой взгляд, ошибки, которые допускаются при составлении писем.

Правильно обращайтесь к собеседнику

Обращайтесь к респонденту так, как он указывает в заголовке письма или в подписи. Например, в заголовке моего письма пишется "Serge Mikhailov <serge_mikhailov@mail.ru>" . Значит, и обращаться ко мне нужно по имени.

Совет: Я настоятельно рекомендую проверить Ваш заголовок письма и отформатировать имя либо фамилию, чтобы не возникало недоразумений. Если Вы хотите, чтобы к Вам обращались по имени-отчеству, так и укажите в подписи.

Если в заголовке написано "Странный и обязательный", то ничего, кроме раздражения такой респондент не вызывает, потому что нужно либо запомнить, что его зовут Владимир Владимирович Ш. либо обращаться к нему как к "Странному ".

Лирическое отступление: в домобильное время я занимался адаптацией бухгалтерского программного обеспечения и давал в качестве контактного телефона домашний, на который отвечала моя супруга. Так вот, большие недоразумения вызывало то, что звонили клиентки, спрашивая Сережу. К слову сказать, я, естественно, Сережа. но только для своей жены и мамы. Для всех остальных я – Сергей. Уменьшительное обращение в публичных отношениях проявляет, на мой взгляд, неуважение к собеседнику.

Если между Вами установились отношения, в которых Вы обращаетесь к собеседнику по имени-отчеству, то в дальнейшей переписке обращение, типа "Николай Иванович, прошу извинить меня, если я неправильно запомнил Ваше имя-отчество ", не допустимо.

Не берите на себя повышенных обязательств, если Вы не можете их держать.

Внимательно прочтите, как зовут человека. Ко мне иногда обращаются как к Сергею Михайловичу (вместо Сергея Михайлова ). и сразу становится понятно, насколько я интересен собеседнику.

Я столько времени уделил эпистолярному значению подписи и тому, как обращаться к респонденту, потому что считаю это очень важным показателем заинтересованности в общении. И если обращение на «ты» в устной беседе как-то можно списать на плохую память, воспитание, образование, то обращение без имени в электронной переписке говорит либо об отсутствии культуры, невнимательности, либо о неуважении.

Перед отправкой прочитайте письмо чужими глазами.

Написав письмо, прочтите его чужими глазами и спросите себя, все ли понятно тому, к кому Вы обращаетесь. Иногда я получаю письма, на которые невозможно ответить без наводящих вопросов.

Например, мне пишут такие короткие запросы: "Ваш сайт не работает. ", "Не могу зайти на форум ".

Поскольку у меня 24 доменных имени и несколько форумов, совет: старайтесь давать побольше информации. То, что понятно Вам, может быть непонятным собеседнику. Если Вы пишете автору статьи, то указывайте название статьи и место, где статья размещена.

Напомните о себе в первых строках письма.

Каждый раз, когда я пишу знакомому, с которым не поддерживал отношения долгое время, то в обязательном порядке напоминаю, при каких обстоятельствах мы познакомились. Например, я пишу так: "Привет, Иван, пишет тебе Сергей Михайлов. Мы делали проект ХYZ. у меня возникли мысли по поводу. ". То же самое следует и из этики телефонных разговоров. Фразы типа, "привет, ты узнал меня? " неприемлемы и свидетельствуют о низкой культуре общения.

Даже если Вы писали человеку вчера, то в обязательном порядке процитируйте часть переписки, которая может напомнить о взаимоотношениях. Ответ типа "Моя ставка 1000 рублей " некорректен. 1000 рублей – за что? за дизайн сайта, коррекцию текста в книге? или это почасовая ставка? Помните, что Ваш респондент, если ведет множество проектов, может забыть Вас с того времени, когда писал Вам ответ, хотя во время переписки создается впечатление, что Вы – единственный, с кем он ведет переписку.

Отвечайте на письма в течении одного дня.

Один мой клиент работал с нефтяной корпорацией из США. У меня вызывало немалое удивление то, что на запрос любой сложности американцы отвечали за 1-2 дня, в то время как наша компания часто задерживала ответы, а изредка и забывала ответить на них.

При этом стоит иметь в виду, что у российской фирмы штат был 100-200 человек, а у американцев – сотни тысяч.

Я себе поставил за правило отвечать на письма в течение 1-2х дней, иначе я просто забуду написать ответ.

Если Вы работаете фрилансером, то, при получении запроса на выполнение определенной работы, обязательно посылайте ответ о том, что Вы получили письмо и к какому сроку выполните задание или дайте развернутый ответ на письмо. Это должно стать для Вас правилом. Я, к примеру, иногда вспоминаю о контакте в момент, когда получаю отклик. В случае, когда фрилансер не отвечает в течение одного дня, я считаю, что он утратил интерес к заданию.

Схема письма.

Новички обычно пишут весь текст письма без разбивки на абзацы. Такие письма сложно пробежать глазами и понять, где закончилась одна мысль, а где началась вторая. Я бы рекомендовал почаще использовать строчные пробелы и посоветовал бы применять следующую структуру письма:

  • Приветствие
  • Напоминание о себе.
  • Суть письма
  • Подпись.

Выделяйте отдельный абзац под каждый раздел письма. Составляя текст письма, разбивайте его логические блоки абзацами.

Фрилансеровская специфика

В наше время можно найти любого специалиста через биржу фрилансеров. У меня вызывает немалое удивление факт, когда соискатель, у которого просишь указать ставку и опыт работы, не отвечая на вопросы, сообщает номер ICQ.

Часто запросов на выполнение определенного вида работ столь много, что реагировать на неполные письма просто нет времени.

Профессионалы в обязательном порядке перевыполнят план. Приведут примеры своих работ, укажут опыт и выполнят тестовый пример, даже если их об этом не просят. Прямо скажу, – приятно работать с такими людьми.

Ну, а теперь я перейду к самому главному - для чего все это нужно.

  • Выбирая правильных людей для общения, Вы обогащаете себя.
  • Правильно составляя электронные письма, Вы экономите свое и чужое время.
  • Проверьте правильность оформления заголовка е-майла. Оформите его в стиле "Имя-Фамилия" или так, как Вы хотите, чтобы к Вам обращались.
  • Четко определите, как зовут Вашего респондента. Не коверкайте его имя.
  • Каждый раз, когда Вы пишете письмо, оставляйте часть текста из предыдущего письма.
  • Перед отправкой читайте письмо чужими глазами и задайтесь вопросом, можно ли Ваше письмо прочесть как-либо по-другому.
  • Если автор пишет на интересные Вам темы, то пишите ему отклики. Составляя письма, Вы будете перерабатывать полученный материал и заводить новый ценный контакт. В конце концов, если текст не порождает отклика, то зачем его читать?

Подпишитесь на бесплатную рассылку
о скорочтении .

Вы получите серию писем, в которых будет демонстрироваться простые и понятные упржнения на освоение навыка скорочтения. Вы узнаете о том, как сделать апгрейт мозгов и наконец, начать быстро читать.



как писать деловое письмо на электронную почту:Коротко о статье: "Рассказывается о казусах, которые могут смазать впечатление во время е-mail переписки". Как писать электронные письма Один из обязательных пунктов алгоритма

как писать деловое письмо на электронную почту

Как писать деловое письмо на электронную почту 18 8 10